Comment assurer une meilleure collaboration à distance ?

L’époque actuelle se distingue par l’utilisation effrénée d’internet. Cela a grandement favorisé la collaboration en ligne. Cependant, la gestion de projets à distance peut être un véritable défi pour les nouveaux responsables. Afin d’y remédier, sachez comment assurer une meilleure collaboration en ligne.

Soyez disponible pour votre équipe

Les travailleurs à distance peuvent se sentir coupés du reste du monde, surtout s’ils ont été soudainement désignés pour occuper un tel poste. Ce sentiment peut entrainer une démotivation et une baisse de satisfaction au travail, ce qui affecte la performance professionnelle. Donc, il est vraiment important d’être disponible pour les membres de son équipe. Ainsi, ces derniers se sentiront liés à l’entreprise et qu’ils vont trouver le bon deal en ligne. Cela dit, si un membre vous appelle, répondez toujours. S’ils vous envoient un courriel ou des messages sur les médias sociaux, répondez-y le plus rapidement possible. En bref, pour être un bon leader de projet à distance, il faut toujours être présent.

Fixez des objectifs clairs

La collaboration à distance peut être difficile lorsque les membres de l’équipe ne savent pas exactement ce qu’ils doivent faire et quand. À cet égard, certains travailleurs arrivent à s’adapter, tandis que d’autres auront du mal à comprendre ce qu’ils doivent effectuer. Vu cela, la fixation d’objectifs clairs pour chaque membre de l’équipe est absolument cruciale, afin de permettre une collaboration à distance réussie. Mais à part la fixation d’un but principal, définissez également des objectifs journaliers.

Organisez régulièrement des réunions virtuelles

Vous devez vous tâcher d’organiser des réunions virtuelles avec vos collaborateurs, pour évaluer ensemble les travaux effectués. Pour cela, vous pouvez compter sur des outils de visioconférence comme Zoom, ou Skype. C’est une excellente occasion pour chacun de se tenir au courant de tout et de s’exprimer.

Faites ce qui est nécessaire pour que les membres soient sur la même longueur d’onde

L’un des grands défis du travail à distance est de garder tout le monde sur la même longueur d’onde. Pour cela, les membres de l’équipe doivent vraiment se connaitre. Une bonne idée est d’organiser des activités collectives, hors travail, pour renforcer les liens entre membres.

Ayez les bons outils de travail à distance

Vous devez fournir à votre équipe les outils et les technologies efficaces pour la collaboration en ligne. Explorez différents logiciels et assurez-vous que chacun a la possibilité d’utiliser celui que vous choisissez. Des applications comme Zoom sont devenues extrêmement populaires du jour au lendemain pour permettre la vidéoconférence entre des équipes distantes. De même, vous pouvez envisager de mettre en place une infrastructure de bureau virtuel afin que chacun puisse optimiser efficacement les ressources de l’équipe.

Il est important de disposer d’un éventail de méthodes de communication pour votre équipe. À cet égard, le courrier électronique, les appels vidéos et les médias sociaux sont extrêmement importants. Utilisez des outils de gestion de projet pour vous aligner sur les tâches. Utilisez des outils de cartographie mentale collaborative pour aider tout le monde à être sur la même longueur d’onde pendant le brainstorming. Prenez également le temps d’établir un calendrier pour communiquer avec vos collaborateurs.