Comment organiser et réussir une réunion d’équipe ?

Dans le monde du travail, il est important d’organiser régulièrement des réunions d’équipe. Il s’agit, généralement, d’un moment de partage d’opinions et d’expériences sur le travail. Il y a des fois où les réunions sont contre-productives. Cela fait perdre du temps aux participants et n’aboutit, généralement à rien. Conduire une réunion ne s’improvise pas. Afin de ne pas s’éparpiller et atteindre les objectifs fixés, il est important de maîtriser certains points

Choisir le type de réunion

L’un des premiers points à prendre en compte est le format de la réunion que vous souhaitez organiser. En fonction des  thématiques que vous souhaitez traiter, des objectifs que vous attendez et le contexte, il existe différents types de réunion. Il peut, par exemple, s’agit d’une réunion d’information. Dans ce cas, vous ne faites que transmettre un message à votre auditoire. Vous pouvez également faire une réunion de revue.

Il s’agit d’une rencontre formelle pour parler d’un projet. Les personnes qui sont concernées par le projet participent alors à la réunion et font le point sur l’avancement du projet en question. À titre informatif, la réunion de revue est différente d’une rencontre informelle. On discute de tout et de rien, mais on se marre durant ce type de rencontre. Vous pouvez aussi choisir d’autres types de réunion comme la réunion d’échange, la réunion de résolution de problème et la réunion de prise de décision.

Préparer la réunion : comment s’y prendre ?

La réussite d’une réunion va dépendre de son organisation en amont. Après avoir défini le format, vous vous devez de déterminer l’objectif que vous souhaitez atteindre. Posez-vous alors les bonnes questions : pourquoi est-il important d’organiser cette réunion ? Quel est le but de cette réunion ? Sur quoi souhaitez-vous aboutir à la fin de la réunion ?

Après avoir défini les objectifs, il ne vous reste plus qu’à fixer une date et une heure. Ces dernières doivent impérativement convenir à tous les participants. Pour cela, pensez à regarder les emplois du temps de chacun et trouvez un créneau commun. De quoi vous assurer que tout le monde assiste à la réunion. Enfin, vous aurez à transmettre toutes les informations concernant la réunion à tous les participants.

Pendant la réunion : comment faire pour qu’elle soit réussie ?

Il est essentiel de désigner un responsable pour mener à bien une réunion. Réussir une réunion est un art qui s’apprend. Le responsable est la personne qui présente la réunion. Il fait également avancer la dernière, dirige les discussions des participants et maintient l’engagement de ces derniers jusqu’à la fin.

Pour faciliter la réunion et les prises de parole de chaque participant, il vous sera possible d’utiliser différentes techniques. Vous pouvez, par exemple, briser la glace en évitant l’utilisation de jargon trop sérieux. Choisissez plutôt un ton plus léger. Vous pouvez également commencer par un petit jeu léger ou bien une devinette pour détendre l’atmosphère. Il est aussi conseillé d’encourager la participation active de chaque participant. Veillez à ce que chaque opinion, positive ou négative, soit entendue.